Compromisso de Proteção de Dados e Privacidade

A Isofficer cumpre com todas as normas jurídicas comunitárias e nacionais aplicáveis no âmbito da proteção de dados, da privacidade e da segurança da informação.

A Isofficer procedeu à implementação de um Sistema de Proteção de Dados Pessoais e de um Sistema de Segurança da Informação, de forma a garantir a conformidade normativa  e a demonstração ou evidenciação da responsabilidade institucional em matéria de proteção de dados e segurança da informação, implementando todas as medidas técnicas e organizativas necessárias consideradas adequadas, quer ao cumprimento do regime jurídico geral da Lei de Proteção de Dados vigente, quer ao cumprimento do regime jurídico especial do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, aplicável desde 25 de maio  de 2018.

Para qualquer esclarecimento ou informação adicional ou para exercício de direitos neste âmbito, é favor contactar com o Encarregado da Proteção de Dados da Isofficer através do correio eletrónico protecaodedados@isofficer.com .

Definições

«Dados pessoais»

«Dados pessoais», informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável («titular dos dados»); é considerada identificável uma pessoa singular que possa ser identificada, direta ou indiretamente, em especial por referência a um identificador. São considerados identificadores pessoais, por exemplo, um nome, um número de identificação, dados de localização, identificadores por via eletrónica ou a um ou mais elementos específicos da identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social dessa pessoa singular.

«Tratamento de Dados Pessoais»

«Tratamento», uma operação ou um conjunto de operações efetuadas sobre dados pessoais ou sobre conjuntos de dados pessoais, por meios automatizados ou não automatizados, tais como a recolha, o registo, a organização, a estruturação, a conservação, a adaptação ou alteração, a recuperação, a consulta, a utilização, a divulgação por transmissão, difusão ou qualquer outra forma de disponibilização, a comparação ou interconexão, a limitação, o apagamento ou a destruição.

«Cookies»

«Cookies» são pequenos ficheiros de texto com informação considerada como relevante que os dispositivos utilizados para o acesso (computadores, telemóveis ou dispositivos móveis portáteis) carregam, através do navegador de internet (browser), quando um sítio em linha é visitado pelo Cliente ou Utilizador.

Entidade Responsável pelo Tratamento

A  Isofficer – Prestação de Serviços a Empresas, Lda, Pessoa Coletiva com o NIF 504 526 146, doravante designada por Isofficer, é a entidade responsável pelos sítios em linha, pelos sistemas ou aplicações informatizadas, adiante designados por canais ou aplicações, através dos quais os Utilizadores, Destinatários do Serviço ou Clientes têm acesso remoto aos serviços da Isofficer que são apresentados ou prestados, em qualquer momento, através dos mesmos, sendo a entidade considerada responsável pelo tratamento dos dados pessoais.

A utilização dos canais, sistemas ou aplicações por qualquer Utilizador, Destinatário do Serviço ou Cliente pode implicar a realização de operações de tratamento de dados pessoais, cuja proteção, privacidade e segurança pela Isofficer, enquanto entidade responsável pelo respetivo tratamento, está assegurada, de acordo com os termos desta Política de Proteção de Dados.

Contactos do Responsável pelo Tratamento dos Dados

Para efeitos de contacto com o Encarregado da Proteção de Dados da Isofficer, é favor enviar um correio eletrónico para protecaodedados@isofficer.com ou para cada um dos endereços específicos identificados nos sítios em linha, descrevendo o assunto do pedido e indicando um endereço de correio eletrónico, um endereço de contacto telefónico ou um endereço de correspondência para resposta.

Para qualquer outro efeito, podem ser utilizados os seguintes contactos gerais da Isofficer:

– Endereço Postal: Apartado 45, Entre as Águas, Estrada Nacional 255, s/n, 7860-909 Moura, Portugal;

– Correio Eletrónico Geral: info@isofficer.com ;

– Telefone Geral: + 351 213 243 750;

– Telefax Geral: + 351 213 243 759;

– Website: www.isofficer.com .

Recolha e Tratamento de Dados Pessoais

A Isofficer procede ao tratamento dos dados pessoais estritamente necessários à disponibilização da informação e ao funcionamento dos seus canais, de acordo com as utilizações realizadas pelos Utilizadores, Destinatários do Serviço ou Clientes, seja daqueles que são fornecidos para efeitos de registo de pedidos ou obtenção de informações, seja daqueles que são fornecidos para efeitos de adesão àqueles canais, seja daqueles que resultam da utilização dos serviços prestados pela Isofficer através dos mesmos, como sejam os acessos, consultas, instruções, transações e outros registos relativos à sua utilização.

Em especial, a utilização ou a ativação de determinadas funcionalidades dos canais podem implicar o tratamento de vários identificadores pessoais diretos ou indiretos, tais como o nome, o endereço de residência, os contactos, os endereços dos dispositivos ou a localização geográfica, sempre que haja para tal o expresso consentimento do Utilizador, Destinatário do Serviço ou do Cliente, sempre que tal seja necessário para gestão da relação contratual ou prossecução de interesses legítimos ou, finalmente, para efeitos de cumprimento de obrigações jurídicas.

Em todos os casos, os Utilizadores, Destinatários do Serviço ou Clientes serão sempre informados da necessidade de acesso de tais dados para a utilização das funcionalidades dos canais em causa.

Os dados pessoais recolhidos pela Isofficer são tratados informaticamente, em determinados casos de forma automatizada, incluindo o processamento de ficheiros ou a definição de perfis e no âmbito da gestão do relacionamento pré-contratual, contratual ou pós-contratual com os Utilizadores, Destinatários do Serviço ou Clientes, nos termos das normas nacionais e comunitárias em vigor.

Categorias de Dados Pessoais Tratados e de Titulares

As categorias ou tipos de dados pessoais que são objeto de tratamento são geralmente as seguintes:

– dados de identificação;

– dados de contacto;

– dados profissionais;

– dados de faturação;

– dados de tráfego e controlo de acessos.

Nos diferentes estabelecimentos do Responsável pelo Tratamento poderão ainda ser objeto de tratamento dados de caráter biométrico, processados através dos sistemas de videovigilância ou outros sistemas biométricos que estejam instalados.

A listagem detalhada de categorias de dados pessoais e das categorias de titulares de dados constam das Fichas de Informação sobre Tratamento de Dados.

Princípios Jurídicos

Todas as operações de tratamento de dados cumprem com os princípios jurídicos fundamentais no âmbito da proteção de dados e privacidade, designadamente quanto à sua circulação, licitude, lealdade, transparência, finalidade, minimização, conservação, exatidão, integridade e confidencialidade, estando a Isofficer disponível para demonstrar a sua responsabilidade perante o titular dos dados ou qualquer outra entidade terceira que tenha um interesse legítimo nesta matéria.

Fundamentos de Legitimidade

Todas as operações de tratamento de dados realizadas pela Isofficer têm um fundamento de legitimidade, designadamente, quer pelo facto de o titular dos dados ter dado o seu consentimento para o tratamento dos seus dados pessoais para uma ou mais finalidades específicas, quer pelo facto de o tratamento ser considerado necessário para a execução de um contrato no qual o titular dos dados é parte ou para diligências pré-contratuais a pedido do titular dos dados, quer pelo facto de o tratamento ser necessário para o cumprimento de uma obrigação jurídica a que o responsável pelo tratamento esteja sujeito, quer para efeito de interesse público, quer pelo facto de o tratamento ser considerado necessário para efeito de prossecução dos interesses legítimos prosseguidos pela Isofficer ou por terceiros.

Finalidade do Tratamento

Todos os dados pessoais tratados no âmbito dos canais da Isofficer destinam-se exclusivamente à disponibilização de informação aos Utilizadores, à gestão da informação pessoal dos Destinatários do Serviço considerada necessária para efeitos de gestão do relacionamento ou comunicação, bem como à prestação dos serviços aos Clientes e, em geral, à gestão do relacionamento pré-contratual, contratual ou pós-contratual com os Utilizadores, com os Destinatários dos Serviços ou com os Clientes.

Os dados pessoais recolhidos poderão, ainda e eventualmente, ser objeto de tratamento para fins estatísticos, para ações de divulgação de informações ou promocionais e para ações de comunicação, nomeadamente para promover ações de divulgação de novas funcionalidades ou novos serviços, através de comunicação direta, seja por correspondência, seja por correio eletrónico, mensagens ou chamadas telefónicas ou qualquer outro serviço de comunicações eletrónicas.

Estando sempre assegurada a prévia informação e a recolha da autorização expressa para estas últimas finalidades, os Utilizadores, Destinatários dos Serviços ou Clientes podem, a qualquer momento, exercer o seu direito de retirar o consentimento ou o seu direito de oposição à utilização dos seus dados pessoais para outras finalidades que extrapolem a gestão do relacionamento com o Responsável pelo Tratamento, designadamente para fins de prossecução de interesses legítimos, para o envio de comunicações informativas ou para a inclusão em listas ou serviços informativos, devendo, para tal, enviar um pedido escrito dirigido ao Gabinete da Proteção de Dados da Isofficer, de acordo com os procedimentos abaixo indicados.

Fichas de Informação sobre Tratamento de Dados

Nos termos do princípio da lealdade e da transparência e para garantia do cumprimento do dever de informação, a Isofficer entrega diretamente ou disponibiliza publicamente a todos os titulares dos dados pessoais, consoante a forma de recolha dos seus dados pessoais, as fichas de informação sobre as operações de tratamento de dados realizadas, estando estas fichas acessíveis para consulta em qualquer unidade de atendimento ao público ou no Encarregado da Proteção de Dados.

Prazos de Conservação dos Dados

Os dados pessoais serão objeto de conservação apenas pelo período necessário para as finalidades que motivaram a sua recolha ou o seu posterior tratamento, estando garantido o cumprimento de todas as normas jurídicas aplicáveis em matéria de arquivo e estando especificado o prazo de conservação concreto em cada uma das Fichas de Informação sobre Tratamento de Dados.

Utilização de Cookies

A Isofficer pode, eventualmente, utilizar duas grandes categorias de «cookies»: «cookies» no âmbito dos sítios em linha e «cookies» no âmbito dos canais de comunicação eletrónica direta, estando sempre, em qualquer uma das categorias, garantida a respetiva desativação pelos Utilizadores ou os Clientes.

A Isofficer utiliza nos seus sítios em linha «cookies» com a finalidade de melhorar o desempenho e a experiência de navegação dos Utilizadores e dos Clientes, aumentando, por um lado, a rapidez e eficiência de resposta e, por outro, eliminando a necessidade de introduzir repetidamente as mesmas informações.

O recurso aos «cookies» ajuda os sítios em linha a reconhecer os dispositivos dos Utilizadores e dos Clientes na próxima vez que este os visita, sendo também, nalguns casos, imprescindível para o funcionamento dos mesmos.

Os «cookies» usados pela Isofficer, em todos os seus canais, não recolhem informações pessoais que permitam identificar os Utilizadores ou os Clientes, guardando apenas informações genéricas, designadamente a forma ou localização geográfica de acesso e o modo como usam os canais, entre outros. Os «cookies» retêm apenas informação relacionada com as preferências dos Utilizadores e dos Clientes, não sendo registados identificadores pessoais.

Os Utilizadores, Destinatários do Serviço e Clientes podem, a qualquer momento, através da aplicação informática que usam para navegar na internet («browser»), tomar a decisão de serem notificados sobre a receção de «cookies», bem como de bloquear a respetiva entrada no seu sistema.

Em relação ao tipo de finalidades pretendidas, a Isofficer pode, eventualmente, sempre que se justifique, utilizar três diferentes tipos de «cookies», de acordo com as seguintes especificações:

(i) «cookies» essenciais – alguns «cookies» são essenciais para aceder a áreas específicas dos canais em linha, permitindo a navegação e a utilização das suas aplicações, tal como o acesso a áreas seguras dos sítios, através de registo do utilizador – sem estes «cookies», os serviços que o exijam não podem ser prestados;

(ii) «cookies» de funcionalidade – os «cookies» de funcionalidade permitem relembrar as preferências do utilizador relativamente à navegação nos sítios em linha, não necessitando, assim, de o reconfigurar e personalizar cada vez que o visita;

(iii) «cookies» analíticos – estes «cookies» são utilizados para analisar a forma como os utilizadores usam os sítios em linha, permitindo destacar artigos ou serviços que podem ser do interesse dos utilizadores, monitorizando o desempenho dos sítios, bem como conhecendo quais as páginas mais populares, qual o método de ligação entre páginas que é mais eficaz ou para determinar a razão de algumas páginas estarem a receber mensagens de erro – estes «cookies» são utilizados apenas para efeitos de criação e análise estatística, sem nunca recolher informação de carácter pessoal.

Com estas finalidades, a Isofficer pode fornecer uma experiência de elevada qualidade aos Utilizadores, Destinatários do Serviço ou aos Clientes, personalizando as informações e as ofertas e identificando ou corrigindo quaisquer eventuais problemas que possam surgir no âmbito da respetiva utilização.

Em relação ao tipo de validade, existem dois tipos de «cookies»:

(i) «cookies» permanentes – são «cookies» que ficam armazenados nos dispositivos utilizados para aceder aos canais (computadores, telemóveis, etc), ao nível da aplicação informática usada para navegar na internet («browser»), sendo usados sempre que os Utilizadores ou os Clientes visitam novamente qualquer canal – em geral, são usados para direcionar a navegação de acordo com os interesses do Utilizador ou do Cliente, permitindo à Isofficer prestar um serviço mais personalizado;

(ii) «cookies» de sessão – são «cookies» temporários, que são gerados e estão apenas disponíveis até encerrar a sessão, uma vez que da próxima vez que o Cliente/Utilizador aceder ao seu navegador de internet («browser») os «cookies» já não estarão armazenados – a informação obtida permite gerir as sessões, identificar problemas e fornecer uma melhor experiência de navegação.

Os Utilizadores, Destinatários do Serviço ou dos Clientes podem desativar parte ou a totalidade dos «cookies» a qualquer momento – devem, para tal, seguir as instruções disponíveis em cada uma das aplicações informáticas utilizadas para navegar na internet («browser»), podendo, contudo, com a desativação, perder acesso a algumas funcionalidades dos sítios.

A Isofficer, no âmbito dos canais de comunicação eletrónica direta, poderá, ainda, utilizar «cookies» na abertura das diferentes comunicações eletrónicas enviadas, como por exemplo «newsletters» e correio eletrónico, para fins estatísticos – permitindo saber se essas comunicações são abertas e verificar os cliques através de ligações ou anúncios dentro dessas comunicações.

Também nesta categoria de «cookies» os Utilizadores, Destinatários do Serviço ou dos Clientes têm sempre a possibilidade de desativar o envio das comunicações eletrónicas através da opção específica no rodapé das mesmas.

Comunicação de Dados a Outras Entidades

A disponibilização de informações ou a prestação dos serviços pela Isofficer aos seus Utilizadores, Destinatários do Serviço ou Clientes através dos canais pode eventualmente implicar o recurso a serviços de terceiras entidades subcontratadas, incluindo entidades com sede fora da União Europeia, para a prestação de determinados serviços, podendo tal implicar o acesso, por estas entidades, a esses dados pessoais.

Nestas circunstâncias e sempre que tal seja necessário, a Isofficer recorrerá apenas a entidades subcontratadas que apresentem garantias suficientes de execução de medidas técnicas e organizativas adequadas de uma forma que o tratamento satisfaça os requisitos das normas aplicáveis, ficando tais garantias formalizadas em contrato assinado entre a Isofficer e cada uma dessas terceiras entidades.

Destinatários de Dados

Salvo no âmbito do cumprimento de obrigações legais, execução de contratos ou prossecução de interesses legítimos, em caso algum haverá comunicação de dados pessoais de Utilizadores, Destinatários do Serviço ou Clientes a terceiras entidades que não sejam entidades subcontratadas ou destinatários legítimos, não sendo realizada, também, qualquer outra comunicação para outras finalidades diferentes das referidas supra.

Transferências Internacionais de Dados

Qualquer transferência de dados pessoais para um país terceiro ou uma organização internacional somente será realizada no quadro do cumprimento de obrigações legais ou garantida que seja a conformidade com as normas jurídicas comunitárias e nacionais aplicáveis nessa matéria.

Medidas de Segurança

Tendo em conta as técnicas mais avançadas, os custos de aplicação e a natureza, o âmbito, o contexto e as finalidades do tratamento, bem como os riscos, de probabilidade e gravidade variável, para os Utilizadores, Destinatários do Serviço ou Clientes, a Isofficer e todos as entidades que sejam suas subcontratadas aplicam as medidas técnicas e organizativas adequadas para assegurar um nível de segurança adequado ao risco.

Para o efeito, são adotadas diversas medidas de segurança, de forma a proteger os dados pessoais contra a sua difusão, perda, uso indevido, alteração, tratamento ou acesso não autorizado, bem como contra qualquer outra forma de tratamento ilícito.

É da exclusiva responsabilidade dos Utilizadores, Destinatários do Serviço ou dos Clientes guardar segredo dos códigos de acesso, não os partilhando com terceiros, devendo, ainda, no caso particular das aplicações informáticas utilizadas para aceder aos canais, manter e conservar os dispositivos de acesso em condições de segurança e seguir as práticas de segurança aconselhadas pelos fabricantes e/ou operadoras, nomeadamente quanto à instalação e atualização dos necessários aplicativos de segurança, nomeadamente, entre outras, aplicações de antivírus.

Verificando-se a necessidade de subcontratação de serviços a entidades terceiras que possam ter acesso aos dados pessoais dos Utilizadores, Destinatários do Serviço ou dos Clientes, os subcontratados da Isofficer ficarão obrigados a adotar as medidas e os protocolos de segurança ao nível da organização e as medidas de caracter técnico necessários à proteção da confidencialidade e segurança dos dados pessoais, bem como a prevenir acessos não autorizados, perdas ou a destruição de dados pessoais.

Exercício dos Direitos dos Titulares dos Dados Pessoais

Os Utilizadores, Destinatários do Serviço ou Clientes da Isofficer podem, enquanto titulares de dados pessoais, em qualquer momento, proceder ao exercício dos seus direitos de proteção de dados e de privacidade, designadamente dos direitos de acesso, retificação, apagamento, portabilidade, limitação ou oposição ao tratamento, nos termos e com as limitações previstas nas normas aplicáveis.

Qualquer pedido de exercício de direitos de proteção de dados e de privacidade deve ser dirigido, por escrito, pelo respetivo titular, para o Encarregado da Proteção de Dados, de acordo com o procedimento e contacto descrito abaixo.

Reclamações ou Sugestões

Os Utilizadores, Destinatários do Serviço ou Clientes têm o direito de apresentar reclamação, quer através do registo da reclamação no Livro de Reclamações, quer através da apresentação de reclamação às autoridades reguladoras – podendo, neste último caso, apresentar petição ou queixa diretamente à Comissão Nacional de Proteção de Dados através dos contatos disponíveis em www.cnpd.pt .

Os Utilizadores, Destinatários do Serviço ou dos Clientes podem, também, proceder à realização de sugestões através de correio eletrónico enviado para o Encarregado da Proteção de Dados através do correio eletrónico protecaodedados@isofficer.com .

Comunicação de Incidentes

A Isofficer tem implementado um sistema de gestão de incidentes no âmbito da proteção de dados, privacidade e segurança da informação.

Caso algum Utilizador, Destinatário do Serviço ou Cliente pretenda comunicar a ocorrência de uma qualquer situação de violação de dados pessoais, que provoque, de modo acidental ou ilícito, a destruição, a perda, a alteração, a divulgação ou o acesso, não autorizados, a dados pessoais transmitidos, conservados ou sujeitos a qualquer outro tipo de tratamento, pode entrar em contacto com o Encarregado da Proteção de Dados ou utilizar os contactos gerais da Isofficer.

Alteração da Política de Proteção de Dados

De forma a garantir a respetiva atualização, desenvolvimento e melhoria contínua, a Isofficer pode, a qualquer momento, proceder às alterações, que sejam consideradas adequadas ou necessárias, a esta Política de Proteção de Dados, estando assegurada a sua publicação nos diferentes canais para garantir a transparência e informação aos Utilizadores, Destinatários do Serviço e os Clientes.

Consentimento Expresso e Aceitação

Os termos da Política de Proteção de Dados são complementares dos termos e disposições, em matéria de dados pessoais, previstas nas Condições Específicas de Utilização de cada um dos canais da Isofficer.

A disponibilização livre, específica e informada dos dados pessoais pelo respetivo titular implica o conhecimento e aceitação das condições constantes desta Política, considerando-se que, pelo facto de utilizar os canais ou pelo facto de disponibilizar os seus dados pessoais, os Utilizadores, Destinatários do Serviço e os Clientes estão a autorizar expressamente o seu tratamento, de acordo com as regras definidas em cada um dos canais ou instrumentos de recolha aplicáveis.

Consentimento Expresso e Aceitação

Os termos da Política de Proteção de Dados são complementares dos termos e disposições, em matéria de dados pessoais, previstas nas Condições Específicas de Utilização de cada um dos canais da Isofficer.

A disponibilização livre, específica e informada dos dados pessoais pelo respetivo titular implica o conhecimento e aceitação das condições constantes desta Política, considerando-se que, pelo facto de utilizar os canais ou pelo facto de disponibilizar os seus dados pessoais, os Utilizadores, Destinatários do Serviço e os Clientes estão a autorizar expressamente o seu tratamento, de acordo com as regras definidas em cada um dos canais ou instrumentos de recolha aplicáveis.

Políticas de Proteção de Dados Especiais

Com um compromisso de transparência e de informação e para garantir a adequação da Política de Proteção de Dados às diferentes operações de tratamento de dados realizadas e, sobretudo, às diferentes categorias de titulares de dados, a Isofficer pode desenvolver Políticas de Proteção de Dados de caráter especial, tais como, por exemplo:

– a Política de Proteção de dados em Contexto Laboral;

– a Política de Proteção de Dados na Gestão de Candidaturas e

– a Política de Proteção de Dados de Colaboradores de Fornecedores.

Estas políticas especiais são disponibilizadas diretamente às respetivas categorias de titulares, estando disponíveis para consulta por pedido ao Encarregado da Proteção de Dados.

Responsável da Proteção de Dados

Para o exercício de qualquer tipo de direitos de proteção de dados e de privacidade ou para qualquer assunto referente aos temas da proteção de dados, privacidade e segurança da informação, os Utilizadores, Destinatários do Serviço e Clientes que interagem com a Isofficer podem entrar em contacto com o Responsável da Proteção de Dados através do correio eletrónico protecaodedados@isofficer.com , descrevendo o assunto do pedido e indicando um endereço de correio eletrónico, um endereço de contacto telefónico ou um endereço de correspondência para resposta.

Versões da Política de Proteção de Dados

Versão desta Política: Versão 3.0.

Data: 20210425 .

Para consultar as anteriores versões da Política de Proteção de Dados é favor enviar pedido por correio eletrónico para o endereço protecaodedados@isofficer.com .